Аутентичность электронного документа это

К вопросу о целостности и аутентичности управленческих электронных документов в процессе их хранения К вопросу о целостности и аутентичности управленческих электронных документов в процессе их хранения Автор: Бобылева М. Бобылева, канд. В условиях применения электронных документов эта система взглядов должна быть существенным образом пересмотрена и дополнена с позиций современного управления документацией, управления информационными системами, достижений современных информационных технологий. Кроме того, вопросы обеспечения аутентичности и целостности управленческих электронных документов должны рассматриваться с учётом особенностей их жизненного цикла.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 417
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 929

Организация электронного документооборота и преимущества электронного взаимодействия 15. Развитие бесконтактных способов взаимодействия — одно из приоритетных направлений деятельности ведомства. Поэтому большинство бухгалтеров пользуются сегодня специализированными компьютерными программами и сдают электронную отчетность в ИФНС. Но только ли в отношениях с налоговиками применим электронный документооборот? Как его организовать?

Сообщение электронной почты — это фактически файл в специальном аутентичность — свойство электронного документа. а) проверка электронного документа на целостность и аутентичность убытки за счет банка, обосновывая это тем, что такой платеж не совершался​. АУТЕНТИЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА: согласно ГОСТ Р ИСО – ценности электронных документов, которая проводится экспертной.

Вы точно человек?

Сообщение электронной почты, как любой иной электронный файл, подвержено изменению. Причем для этого не требуются какие-либо специальные познания либо инструменты, достаточно наличие банальной почтовой программы Microsoft Outlook из пакета Microsoft Office. При этом меняется не только локальный файл сообщения электронной почты, но файл на сервере почтового сервиса. Более того, файл сообщения электронной почты может быть модифицирован и добавлен на сервер электронной почты, будучи никогда не направленным адресату. То есть в исходящих вполне может появиться сообщение электронной почты, которое никогда и никому не направлялось. В России аутентичности, целостности и достоверности сообщения электронной почты, и его пригодность для использования может быть обеспечена исключительно технологией электронной цифровой подписи на основе инфраструктуры открытых ключей, которая позволяет обеспечить надежную идентификацию отправителей электронных документов как подтверждение их волеизъявления и правомочности, а также неотказуемость авторства и контроль целостности передаваемых электронных документов. Тем самым публичными почтовыми сервисами не обеспечиваются основные признаки характерные для электронного документа согласно п. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Приказом Росстандарта от 17. Согласно пункту 45 методических рекомендации по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации утв.

АУТЕНТИЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА

К вопросу о целостности и аутентичности управленческих электронных документов в процессе их хранения К вопросу о целостности и аутентичности управленческих электронных документов в процессе их хранения Автор: Бобылева М. Бобылева, канд. В условиях применения электронных документов эта система взглядов должна быть существенным образом пересмотрена и дополнена с позиций современного управления документацией, управления информационными системами, достижений современных информационных технологий.

Кроме того, вопросы обеспечения аутентичности и целостности управленческих электронных документов должны рассматриваться с учётом особенностей их жизненного цикла. В современных условиях роль обеспечения аутентичности возрастает в связи с задачами долговременного хранения электронных документов. Некоторые из указанных вопросов рассматриваются в настоящей статье. Важно отметить, что требования аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования относятся к числу ключевых и тесно взаимосвязаны.

Аутентичным, то есть прошедшим аутентификацию, считается такой документ, в отношении которого может быть доказано: что он является именно тем, чем он претендует быть, его контент и метаданные не изменены; что он был создан или послан именно тем агентом, который указан в качестве его создателя или отправителя; что он был создан или послан именно в то время, которое в нём указано.

При этом для обеспечения аутентичности документов следует внедрить и документировать деловые правила, процессы, политики и процедуры, контролирующие создание, захват и управление документами.

Следует аутентифицировать и идентифицировать создателей документов. Целостность документа, как записано в указанных стандартах, определяется его полнотой и неизменностью. Необходимо, чтобы документ был защищён от несанкционированного изменения.

Любые санкционированные изменения документа, добавления или удаления из документа следует чётко документировать и контролировать. Приведённое определение подлинника документа не учитывает возможность и необходимость создания отдельных видов документов в нескольких экземплярах например, договоров, актов и т.

Для бумажных документов нормативно регламентированы признаки оригинала подлинника , копии, заверенной копии и дубликата документа. В отличие от бумажного документа, электронный документ с носителем информации жёстко не связан. Электронный документ может быть скопирован сколь угодно много раз без отличий от исходного файла файлов. Можно различать файлы электронных документов по времени их создания в сравнении со временем создания документа в информационной системе, где начался его жизненный цикл в том числе с учётом метки времени и подписания документа электронной подписью.

При передаче электронных документов из одной информационной системы в другую включая системы, обеспечивающие архивное хранение исходный файл документа может копироваться, либо он конвертируется в иной формат, соответствующий применяемой технологии информационного взаимодействия. Требования к электронным дубликатам бумажного документа, а также к дубликатам электронного документа и ситуациям их применения пока нормативно не закреплены 11.

Вопрос о практическом использовании электронного дубликата бумажного документа в настоящее время активно дискутируется. Безусловно, необходимо нормативное регулирование ситуаций так называемого замещающего сканирования, когда создание электронного дубликата документа позволяет прекратить хранение подлинника документа на материальном носителе иными словами, его уничтожить при условии выполнения комплекса легитимных процедур.

В процессах электронного документооборота и в системах хранения электронных документов приходится иметь дело не только с электронными документами, изначально созданными и подписанными в электронной форме и не имеющими бумажного оригинала.

В настоящее время широко используются электронные копии документов, имеющих бумажные подлинники. Так, к примеру, в процессах внешнего электронного документооборота, в том числе с использованием системы межведомственного электронного документооборота МЭДО , участвуют электронные копии бумажных документов, заверенные в установленном порядке в том числе с использованием электронной подписи и имеющие юридическую силу.

Для отдельных категорий документов к примеру, документов со структурированным текстом, протоколов может потребоваться оформление и использование в документообороте электронных выписок из них.

В электронной выписке один или несколько реквизитов элементов текста , относящихся к содержательной части документа, приводятся не полностью или отсутствуют. В этом случае в созданном файле в обязательном порядке должно быть указано, что он представляет собой выписку из документа.

К примеру, такой подход применяется на практике при рассылке определённых видов документов некоторыми государственными органами. Поэтому важно различать электронные документы в более узком смысле то есть изначально электронные документы, не имеющие бумажного оригинала и электронные документы в более широком смысле. В связи с изложенным важно подчеркнуть, что требование аутентичности должно соблюдаться при официальном обращении и хранении всех категорий документов в электронной форме, а не только подлинно электронных документов, не имеющих бумажного оригинала.

Вместе с тем аутентичность электронного документа как свойство, свидетельствующее о достоверности является условием признания его юридической силы и значимости в правовых отношениях. В настоящее время действует Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г.

В случае создания и обращения электронного документа в границах только одной корпоративной системы документооборота может быть достаточно простой электронной подписи в сочетании с установленными способами аутентификации и если применение усиленной электронной подписи не требуется для отдельных видов документов в соответствии с установленным порядком. При взаимодействии информационных систем применение усиленной электронной подписи основанной на использовании средств криптографической защиты информации позволяет убедиться в отсутствии искажений в переданном документе контейнере документов , то есть контролировать целостность и подтвердить автора и отправителя.

В связи с этим установлено обязательное использование усиленной квалифицированной электронной подписи при осуществлении межведомственного электронного взаимодействия, в том числе при предоставлении государственных или муниципальных услуг и исполнении государственных или муниципальных функций 14. Использование меток штампов времени удостоверяет время подписания электронного документа и действительность сертификата пользователя на этот момент, исключая возможность совершения неправомерных действий путём установки локального времени, отличающегося от реального.

Вместе с тем, как уже неоднократно отмечалось, использование средств усиленной электронной подписи на начальных стадиях жизненного цикла при визировании и простановке подписи автора документа обусловливает потребность в применении специальных методов и технологических решений, позволяющих контролировать аутентичность и целостность документов после истечения срока действия сертификатов ключей электронной подписи, в процессе хранения 15.

Приоритетное значение для обеспечения аутентичности управленческих электронных документов, в том числе в связи с задачами их долговременного хранения, имеет учёт особенностей их жизненного цикла. Некоторые из этих особенностей были рассмотрены нами в предыдущих публикациях. В рамках настоящей статьи важно подчеркнуть, что жизненные циклы бумажных и электронных документов, несмотря на общность основных стадий создание, обращение, хранение и уничтожение , имеют существенные отличия, связанные, прежде всего, с физической средой обращения документа.

В силу неотделимости информации от её носителя для бумажных и иных аналоговых документов их жизненный цикл, осуществляемый в аналоговой среде, можно рассматривать как единый. При этом может происходить физическое перемещение подлинного документа как носителя информации не только внутри организации, где он был создан, но и между организациями в том числе передача в составе комплекса документов из организации в государственный или муниципальный архив или другое архивное учреждение.

По отношению к электронным документам уместно говорить о сложном комплексном жизненном цикле, включающем жизненные циклы документа в информационной системе, в которой он был создан, а также в системах, куда был выполнен экспорт миграция , осуществлена передача по телекоммуникационным каналам. Состояния экземпляров электронного документа, характеристики их аутентичности, состав метаданных, да и сама продолжительность жизненного цикла экземпляров электронного документа в разных информационных системах будут различаться 16.

Отсюда очевидна актуальность задачи обеспечения непрерывности комплексного жизненного цикла электронного документа, образующегося при взаимодействии нескольких информационных систем, включая систему архивного хранения. Кроме того, при работе с электронными документами важно учитывать, что продолжительность жизненного цикла программных средств и носителей записи моральное и физическое старение может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа.

В связи с этим применяются специальные способы обеспечения сохранности электронных документов к примеру, конверсия, миграция, эмуляция , позволяющие продлить их жизненный цикл. Указанные события и изменения состояний электронных документов также подтверждают и иллюстрируют сложный комплексный характер их жизненного цикла, включающего ряд вложенных циклов, соответствующих периодам между проведениями процедур конверсии, миграции и др.

Рассмотренные выше характеристики аутентичности документов, в том числе электронных, ориентированы на её поддержание в течение всего жизненного цикла документа. Иными словами, одним из важнейших качеств аутентичности документа является её непрерывность, постоянство. С другой стороны, для электронного документа с учётом событий его жизненного цикла и изменения состояний в том числе выполнения процедур конверсии и миграции поддержание аутентичности может рассматриваться как дискретный от лат.

Аутентичность и целостность контента документа и его метаданных должна поддерживаться и контролироваться от одного состояния документа до другого.

Важно различать метаданные, образующиеся в момент ввода документов в информационную систему при создании или получении и образующиеся уже после ввода документов 18. В числе событий жизненного цикла документа выделим следующие: 1. Конверсия документа из исходного формата в формат последующего хранения и дальнейшие повторения процедур конверсии. Для обеспечения непрерывности контроля аутентичности возможно определённым образом связывать исходные и конвертированные файлы документов и их метаданные в хранилище например, связывать криптографически по принципу блокчейн.

При введении в обращение полученных документов в электронной форме важно в составе процедур предусмотреть применение электронной подписи, а также отражение факта выполненной конверсии в составе атрибутов получаемой электронной копии или электронного дубликата документа данное понятие ещё нуждается в нормативном определении.

Как видим, на практике возможно сочетание отмеченных событий в рамках жизненного цикла даже одного документа. При этом ситуация, выделенная в пункте 4, требует особого внимания, так как в случае уничтожения бумажного подлинника, по сути, завершается жизненный цикл этого документа. При соблюдении процедур преобразования документа из бумажной в электронную форму, включая подтверждение юридической силы документа, преемственность важнейших структурных метаданных с фиксацией факта и периода существования данного документа на бумажном носителе, жизненный цикл такого документа также может рассматриваться как комплексный, включающий в себя циклы документа на бумажном носителе и в электронной форме.

Сохранение аутентичности электронных документов позволяет подтвердить юридическую силу, которая имелась у документа в момент его создания и первичного введения в обращение. Подтверждение аутентичности сохраняемого документа на последующих стадиях его жизненного цикла позволяет использовать такой документ в юридически значимых ситуациях. Дополнительно подчеркнём, что задача поддержания аутентичности является особенно сложной при долговременном хранении электронных документов.

При этом речь идёт, скорее, о хранении не документов в том виде, в котором они были первоначально созданы, а сохранении документированной информации 20.

Важно учитывать, что абсолютно неизменным после проведения процедур конверсии и миграции электронный документ быть не может. Методы и способы обеспечения целостности метаданных при долговременном хранении электронных документов в Российской Федерации ещё нуждаются в дальнейшем нормативном урегулировании. Обеспечение аутентичности и целостности электронных документов связано с применением на практике соответствующих программно-технических решений, комплекса мер обеспечения надёжности и непрерывности функционирования информационных систем, соблюдения требований информационной безопасности, включая при этом как технические, так и организационно-управленческие методы, формирование доверенной среды хранения электронных документов.

Иными словами, требуется обеспечивать это свойство не только при создании документа, необходимо также поддерживать и контролировать аутентичность в течение всего жизненного цикла. При этом для электронного документа с учётом событий его жизненного цикла и изменения состояний поддержание аутентичности может рассматриваться не только как непрерывный процесс, но и как дискретный процесс, связанный с возможностью контролировать целостность сохраняемой информации в периоды времени от одного состояния события до другого.

Именно эта задача применительно к хранению электронных документов является достаточно сложной и инновационной, требующей продолжения методологической проработки и оценки накапливаемого практического опыта реализации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Информация и документация. Системы управления документами. Системы менеджмента записей. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Храмцовская Н.

ВС РФ 11. Бобылева М. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Long-term preservation of electronic document-based information.

Ведущее издание в области управления бизнес - процессами и человеческими ресурсами, системы компенсаций, подбора, оценки, проверки, мотивации и стимулирования персонала, преодоления оппортунизма и достижения лояльности персонала.

Обеспечение долговременной сохранности электронных документов

Новый терминологический ГОСТ уже действует! Храмцовская Наталья, к. Делопроизводство и архивное дело. Прежний стандарт ГОСТ Р 51141-98 содержал 140 терминов, первоначально в проект нового стандарта вошли 233 термина, однако в окончательной редакции их осталось только 174. Итак, посмотрим, что же изменилось в результате пересмотра стандарта отраслевой терминологии 15-летней давности? Из стандарта исчезли 39 терминов — большинство вполне заслуженно, например, видеограмма документа, дублетный документ.

Второе дыхание электронного документооборота

По-настоящему полезные. Обычные люди наполнили свои головы всевозможной чепухой, и это затрудняет доступ к важной информации. Архивы - это банки семантического капитала Floridi 2018, Gollins 2018 , и мы можем обеспечить интеллектуальный контроль над этим капиталом посредством контекста, который играет ключевую роль в электронной архивации Sheridan 2018. Сказанное верно для любой страны: архивы обеспечивают доверие к документам, независимо от того, представлены ли они в физической или электронной форме. Если мы можем, каким образом им доверяют? Электронная среда даёт множество преимуществ в плане управления документами, но мы также сталкиваемся с проблемами, связанными с особенностями этой среды, такими, как устаревание и деградация оборудования, непреднамеренные потери, трудности с обеспечением долговременной сохранности электронных документов и т. Как отметил директор по электронным технологиям Национальных Архивов Великобритании Джон Шеридан John Sheridan , наше время — это самое захватывающее время быть архивистом. Итак, вопрос поставлен четко и ясно: как мы можем обеспечить доверие к электронным документам? Мой комментарий: Турецкий коллега, на мой взгляд, допускает существенную неточность. Задача архивов — обеспечить целостность и аутентичность документов.

Организация электронного документооборота и преимущества электронного взаимодействия

До сих пор главным средством аутентификации электронной документации служат протоколы аудита сетевых ресурсов. С их помощью можно проследить историю документов и выявить случаи несанкционированного доступа к ним. Однако слабым местом такой системы аутентификации являются сами протоколы, находящиеся в практически бесконтрольной власти сетевых администраторов. Другая проблема — обеспечение аутентичности в межсетевом межкорпоративном пространстве. Без четких представлений о происхождении электронных документов и твердых гарантий их целостности суды отказываются признать за ними доказательную силу и принимать в качестве письменных свидетельств.

АУТЕНТИЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА: согласно ГОСТ Р ИСО – ценности электронных документов, которая проводится экспертной. аутентичный документ: Документ, одинаковый с исходным по содержанию и различный по формату и (или) кодам данных. Примечание. Электронный документ – это документированная информация, аутентичность - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный.

Обеспечение долговременной сохранности электронных документов 19 апреля 2012 Средний балл: 0 из 5 Темы: Документационное обеспечение Продолжается работа в области национальной стандартизации в части обеспечения достоверного и надежного долговременного хранения электронных документов и информации. Каково содержание этого документа? Как проходил процесс разработки стандарта?

Аутентичности, целостности и достоверности сообщения электронной почты.

Главная База знаний Аналитика Второе дыхание электронного документооборота Количество компаний, которые приняли решение отказаться от бумаги, растет с каждым годом. Сейчас, можно сказать, открывается второе дыхание обмена электронными документами — первые абоненты операторов ЭДО все активнее начинают подключать своих контрагентов. Новоиспеченные пользователи ЭДО не всегда обладают достаточной информацией по вопросам электронного взаимодействия. По этой причине мы решили вновь осветить ряд основополагающих терминов и положений электронного обмена, конечно же, с добавлением полезной информации для наших постоянных читателей. Операторы ЭДО — это… Организация, которая обладает достаточными технологическими , кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого электронного обмена счетами-фактурами, может по праву называть себя оператором электронного документооборота, кратко — оператор ЭДО п.

Обеспечение аутентичности (подлинности) электронных документов

.

аутентичный документ

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Идентичность и аутентичность электронных документов
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. backlarkby

    Это было и со мной. Давайте обсудим этот вопрос. Здесь или в PM.

  2. sounraime

    Ваша фраза, просто прелесть

  3. Клара

    В этом что-то есть. Буду знать, большое спасибо за объяснение.

  4. hitrapobe

    Ставлю пять!

  5. Боян

    Говорите по существу

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных